Le planning partagé des salles, ouvert à toute l’équipe
Le planning partagé de Résiscreen montre l’occupation des espaces d’une résidence services seniors ou d’un EHPAD, en jour ou en semaine. Les six rôles de l’équipe l’ouvrent, parce qu’il répond « la salle est-elle libre ? » sans jamais dire qui s’y trouve.
La seule page que toute l’équipe partage
Dans Résiscreen, chaque rubrique est filtrée par les droits : la cuisine ne voit pas les résidents, la maintenance ne voit pas les publications. Le planning des espaces est l’exception : c’est la seule permission accordée aux six rôles.
Elle l’est parce que le planning montre l’occupation, jamais les personnes. Un agent de maintenance y lit que le salon bleu est pris de 14 h à 16 h ; il n’y lit ni le nom d’un résident, ni la nature de ce qui s’y passe.
Les six rôles qui l’ouvrent
- Direction
- Accueil
- Animation
- Cuisine
- Maintenance
- Lecture seule
Les autres rubriques restent découpées par les vingt permissions métier de Résiscreen, impossibles à contourner et bornées à un établissement.
Une salle prise est une salle prise
La différence entre une règle tenue par le logiciel et une règle tenue par une habitude d’équipe se voit le jour où l’habitude s’absente.
Le refus vient du logiciel, pas d’une consigne
Deux séances ne peuvent pas se poser dans le même espace au même moment. Résiscreen ne se contente pas de griser un créneau à l’écran : la seconde réservation est refusée, quel que soit le chemin par lequel elle est arrivée, et aucun réglage ne permet de passer outre.
Un créneau simplement grisé à l’écran se contourne en rechargeant la page. Ce refus-là ne se contourne pas, y compris quand deux personnes enregistrent à la même seconde.
Une habitude ne tient pas un remplacement
« On demande toujours à l’accueil avant de prendre la salle » fonctionne tant que l’équipe est celle qui a pris l’habitude. Un mercredi de remplacement, un stagiaire, une animation ajoutée dans l’urgence, et deux groupes se retrouvent devant la même porte.
Ce que le logiciel refuse ne dépend ni de l’ancienneté ni de la mémoire de celui qui saisit.
L’occupation se lit sans demander
En jour ou en semaine, le planning répond à la seule question que l’équipe se pose toute la journée : cette salle est-elle libre ? La cuisine y prépare un service, la maintenance y place une intervention, l’animation y pose un atelier, et personne n’a besoin d’appeler l’accueil pour le savoir.
Le planning montre l’occupation, jamais les personnes. C’est la phrase qui autorise tout le reste.
Le chemin d’une demande de salle
Une demande de réservation suit toujours les mêmes quatre temps dans Résiscreen, qu’elle vienne de l’équipe, d’un proche ou d’un résident.
Elle est déposée
Depuis le poste de l’équipe, depuis l’application famille ou depuis le portail résident. Trois entrées, un seul objet créé.
Elle tombe dans la file de l’accueil
Une seule file de traitement, sans tri à faire selon la provenance. Une demande de famille ne se perd plus dans un cahier posé sur un comptoir.
L’accueil tranche
L’accueil accepte ou refuse, et le demandeur retrouve l’état de sa demande là où il l’a déposée, sans avoir à rappeler la maison.
Le créneau est pris
L’espace apparaît occupé dans le planning des six rôles, et il devient indisponible pour tout le monde : c’est la base qui le tient.
D’où viennent les demandes
Résiscreen reçoit les demandes de réservation de trois côtés et les fait arriver au même endroit.
| L’entrée | Qui s’en sert | Ce qui se passe ensuite |
|---|---|---|
| Le poste de l’équipe | Un membre de l’équipe habilité | La séance se pose directement sur le planning, sous la même règle que les autres : une salle prise est une salle prise. |
| L’application famille | Un proche invité par la résidence | La demande arrive dans la file de traitement de l’accueil, avec son espace, sa date et son créneau. |
| Le portail résident | Le résident lui-même | Même file, même traitement. Une prestation payante n’y est pas réservable : elle reste à l’accueil. |
Les deux entrées extérieures ont chacune leur page : l’application famille et le portail résident.
Les lieux, tenus par la maison
Une résidence décrit ses lieux dans Résiscreen comme elle les nomme : des zones d’abord (un bâtiment, un étage, une aile), puis les espaces réservables, avec leur capacité et leurs équipements. Le formulaire d’animation propose ensuite ces espaces-là, et pas une liste générique.
Une salle fermée pour travaux sort des listes tant qu’elle est fermée, et ce geste est confié à la maintenance elle-même. C’est l’équipe qui constate les travaux qui referme la porte, sans écrire à l’éditeur.
Tout cela s’administre depuis le poste de l’équipe, dans la même interface que les repas, les animations et les écrans.
Ce qu’on règle sur un lieu
- La zone : bâtiment, étage, aile
- Le nom de l’espace, tel qu’on le dit
- Sa capacité
- Ses équipements
- Réservable ou non
- Fermé pour travaux, et rouvert
Ce que cette rubrique a corrigé
Avant elle, aucune interface de Résiscreen ne savait créer un lieu. Une résidence qui venait d’ouvrir trouvait une liste déroulante vide dans son formulaire d’animation, et devait nous écrire pour qu’un lieu existe. C’est réparé, et c’est désormais la maison qui tient ses espaces.
Les questions de l’accueil
Ce sont celles qu’on nous pose quand une résidence découvre que tout le monde va voir le planning.
Qui peut ouvrir le planning des salles ?
Les six rôles de l’équipe : direction, accueil, animation, cuisine, maintenance et lecture. C’est la seule rubrique de Résiscreen ouverte à tout le monde, et elle peut l’être parce qu’elle montre l’occupation des espaces sans jamais dire qui se trouve dans la salle.
Peut-on réserver deux fois la même salle au même moment ?
Non. C’est Résiscreen qui refuse, pas une consigne : la seconde réservation qui se pose sur le même espace au même moment est rejetée, quel que soit le chemin par lequel elle arrive. Une consigne d’équipe s’oublie un jour de remplacement ; ce refus-là est mécanique.
Une famille peut-elle demander une salle ?
Oui. Un proche demande un espace depuis l’application famille, un résident depuis son portail, l’équipe depuis son poste de travail. Les trois entrées tombent dans une seule file de traitement pour l’accueil : une demande de famille ne se perd plus dans un cahier posé sur un comptoir.
Comment sort-on une salle en travaux du planning ?
La maintenance ferme l’espace elle-même depuis la rubrique des lieux, et cet espace sort des listes de réservation tant qu’il reste fermé. Le geste appartient à l’équipe qui constate les travaux, pas à l’éditeur du logiciel.
Poser deux séances dans la même salle
On décrit vos zones et deux de vos espaces pendant l’échange, puis on essaie de poser deux séances dans la même salle au même moment. Vous verrez le refus arriver, et vous verrez ce que le planning affiche à une personne de la cuisine.